Términos del servicio

1. Objeto

VivoTrail presta al organizador un servicio de cronometraje en vivo por tramos mediante geolocalización del móvil de cada corredor: checkpoints virtuales, clasificación en vivo y por categorías, mapa público, y detección de incidencias (sin señal, ritmo anómalo). El control físico en la línea de meta (RFID o manual) sigue siendo responsabilidad del organizador para el tiempo oficial de podio — VivoTrail complementa ese control, no lo sustituye.

2. Precio, impuestos y forma de pago

El precio se calcula sobre el número de corredores estimado por el organizador al contratar (590 € para los primeros 100, con un coste marginal decreciente por tramos a partir de ahí) más un recargo por cada modalidad adicional de la carrera. Los precios se expresan sin impuestos: al importe se le añade el IGIC que corresponda. Cuando el organizador actúe como empresa, entidad (club, asociación, ayuntamiento, federación…) o profesional con domicilio fiscal en España, se aplica además la retención de IRPF sobre la base imponible, que el organizador ingresa en la Administración tributaria; por eso el importe que paga es el neto (base imponible + impuestos − retención), que se le muestra desglosado antes de pagar. Para organizadores con domicilio fiscal fuera de España, el cobro y su tratamiento fiscal se acuerdan directamente con VivoTrail.

El cobro se realiza antes de que el servicio esté disponible, nunca después. El pago se procesa a través de Stripe; VivoTrail no almacena los datos de la tarjeta. Si el número real de inscritos supera lo pagado, se cobra la diferencia al cerrar inscripciones, antes de activar el seguimiento en vivo; si se queda por debajo de lo pagado, no hay devolución. Si el organizador no cierra inscripciones ni paga la diferencia correspondiente, el seguimiento en vivo no se activa para esa carrera, y la página pública de la carrera muestra un aviso neutro de disponibilidad no relacionado con el corredor ni con datos personales.

3. Facturación

VivoTrail emite la factura de cada cobro a nombre de los datos fiscales que el organizador indica en el apartado «Facturación» del back office (razón social, NIF/CIF y dirección). El organizador es responsable de que sean correctos y de mantenerlos actualizados; la factura incluye el desglose de la base imponible, el IGIC y, en su caso, la retención de IRPF. Los recibos que envíe Stripe son un justificante del pago, no la factura.

4. Cancelación de la carrera y devoluciones

Una vez pagado el servicio, el importe no es reembolsable. Si el organizador cancela la carrera, VivoTrail no devuelve el importe pagado, pero emite un bono de descuento del 50 % sobre el precio del servicio para contratarlo de nuevo si la carrera se aplaza a otra fecha. El bono se aplica una sola vez, a nombre del mismo organizador y para la misma carrera, y es válido durante 12 meses desde su emisión.

5. Obligaciones de VivoTrail

• Prestar el servicio con la disponibilidad razonable esperable de una plataforma en la nube, sin garantía de disponibilidad del 100% (ver cláusula 8).
• Cumplir las medidas técnicas y organizativas de protección de datos descritas en la cláusula 9.

6. Obligaciones del organizador

• Informar a los corredores, en el reglamento o la inscripción, de que la carrera usa geolocalización continua durante el evento, y recoger su consentimiento explícito antes de la salida.
• Para corredores menores de 14 años: recoger el consentimiento explícito del padre/madre/tutor legal, no solo del menor.
• Entregar el GPX oficial de cada modalidad y el listado de corredores con antelación suficiente para configurar la carrera.
• Mantener un control físico (RFID o manual) en la línea de meta para el tiempo oficial de podio.

7. Duración y resolución

Estos términos cubren exclusivamente la carrera para la que se contrata el servicio. Cualquiera de las partes puede resolver el servicio por incumplimiento grave de la otra, notificándolo por escrito con antelación razonable a la fecha de la carrera.

8. Responsabilidad

VivoTrail no garantiza una disponibilidad del 100% del servicio (la cobertura móvil, la batería de los dispositivos de los corredores y otros factores fuera de su control pueden afectar al tracking de algún corredor concreto). VivoTrail no es responsable de decisiones de clasificación oficial de podio, que corresponden al control físico de meta. La responsabilidad de VivoTrail frente al organizador por cualquier causa derivada de este servicio queda limitada al importe efectivamente pagado por el servicio de esa carrera.

9. Protección de datos de los corredores

El organizador es el responsable del tratamiento de los datos de sus corredores; VivoTrail actúa como encargado del tratamiento (art. 28 RGPD), tratando los datos únicamente para prestar este servicio. El tracking GPS continuo se borra automáticamente a los 30 días; los datos de contacto (teléfono/email), a los 90 días salvo opt-in explícito del corredor; la clasificación/resultados se conserva según decida el organizador. Detalle completo de subencargados, medidas técnicas y retención en el anexo de protección de datos disponible bajo solicitud.

10. Datos de facturación del organizador

Para cobrar y facturar el servicio, VivoTrail trata, como responsable del tratamiento, los datos de facturación del organizador (razón social o nombre, NIF/CIF, dirección y correo). La finalidad es la ejecución del contrato, el cobro y el cumplimiento de las obligaciones fiscales y contables. Se conservan durante los plazos que exija la normativa fiscal y mercantil. Los destinatarios son Stripe, como procesador del pago, y las Administraciones tributarias cuando la ley lo exija. El organizador puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y demás escribiendo a team@vivotrail.com.

11. Ley aplicable

Ley española, salvo pacto distinto por escrito.